Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf verantwoordingsjaar 2023 dient ons college een rechtmatigheidsverklaring af te geven over de jaarrekening 2023. In deze verklaring dient ons college zich richting uw raad te verantwoorden over het feit of rechtmatig is gehandeld. Tot 2022 heeft de accountant via het accountantsverslag hierover gerapporteerd. 
Om een rechtmatigheidsverklaring te kunnen opstellen zijn de bestaande controlesystematiek - lijncontrole en Verbijzonderde Interne Control (VIC) - verder worden doorontwikkeld. 

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijkt een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording lichten wij toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door uw raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door uw raad op 12 december 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door uw raad bepaald en bedraagt 3 % van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 2.285.572. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023.

Bevinding
Ons college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.  De conclusie niet rechtmatig komt door aanpassing van het begrip begrotingsrechtmatigheid.  In tegenstelling tot voorgaande jaren zijn overschrijdingen van lasten en investeringskredieten vanaf 2023 altijd onrechtmatig. Dit omdat gesteld wordt dat overschrijdingen in strijd zijn met het begrotingsrecht van de gemeenteraad. Echter, zelfs als de overschrijdingen in lijn zijn met afspraken met de raad, is het verplicht om dit als onrechtmatigheid op te nemen. Op basis van de financiële verordening kunnen deze overschrijdingen, in lijn met afspraken met de gemeenteraad, voor € 5,06 miljoen wel als acceptabel voor onrechtmatig aangemerkt worden.  €  0,14 miljoen dient als onacceptabel te worden aangemerkt.  In programma 4.6 is deze overschrijding toegelicht. Conform de planning,- en controlcyclus van de gemeente achten we het tijdig melden van dergelijke begrotingsoverschrijdingen en begrotingsonderschrijdingen in de jaarrekening als tijdig”.

De geconstateerde afwijkingen betreffen:

Begrotingscriterium             

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. 

Toelichting begrotingsrechtmatigheid
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft ons college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Lerende organisatie
Dit jaar is de eerste keer dat ons college zich in de jaarrekening moet verantwoorden, via de rechtmatigheidsverantwoording, richting uw raad. Dit is voor beide kanten even wennen. Voorheen kreeg uw raad deze informatie via de accountant in hun accountantsrapport; vanaf dit jaar komt deze informatie via ons college. Het ministerie van BZK heeft aangegeven dat gemeenten in hun jaarstukkenaparte rechtmatigheidsverklaring moeten opnemen, maar ook dat we in deze paragraaf de (begrotings)onrechtmatigheden moeten toelichten. 

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording dient de organisatie niet alleen een organisatie te zijn die systematisch interne controles uitvoert en de daaruit vloeiende fouten en verbeterpunten zelf constateert, maar ook dat de organisatie de verbeteringen in gang zet en bewaakt. 

Onze gemeente maakt werk van het op systematische en risicogerichte wijze uitvoeren van (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden op de belangrijkste financiële processen en IT-systemen. Over de hieruit volgende ‘nieuwe verbeterpunten’ zijn we transparant en pakken we deze op. Ons college ziet toe op de voortgang van het in gang zetten van de verbeteringen door het management. Het management rapporteert over de voortgang daarvan. 

WMO, participatie en Jeugd
Bestedingen Jeugd, participatie, WMO en de PGB’s zijn rechtmatig verantwoord in de jaarrekening. Er zijn  enkele onzekerheden ten aanzien van de feitelijke levering van zorg geconstateerd. Deze onzekerheden hebben geen effect op de rechtmatigheidsoordeel.

Inkoop en aanbesteding
Het naleven van de Europese aanbestedingsregels blijft een aandachtspunt. De aanscherping van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is noodzakelijk. Het strikt monitoren van de actuele stand van zaken van contracten en/of verlengingen is hierbij van cruciaal belang. 

Software
Er zijn een aantal langlopende contracten voor cruciale softwareapplicaties bij één leverancier.  Deze kunnen op het moment nog niet worden aanbesteed, omdat er maar één goedwerkende applicatie is voor dit specifiek onderdeel. Dit om de continuïteit te waarborgen. De concurrentie is deze applicatie aan het ontwikkelen. Op het moment dat er een concurrent is die dezelfde kwaliteit kan leveren zullen we de applicatie aanbesteden. 

Vervanging applicatie sociaal domein
Vanaf 2021 heeft onze gemeente een nieuw informatiesysteem voor de uitvoeringsondersteuning van Jeugdwet en WMO ingevoerd. In samenwerking met de gemeenten Gulpen-Wittem en Vaals was hiervoor een Europese aanbestedingsprocedure opgestart. 

Nadat het informatiesysteem vanaf medio 2021 gefaseerd is ingevoerd, is gebleken dat op diverse onderdelen niet wordt voldaan aan het pakket van eisen. Hierdoor is gevraagde functionaliteit tot heden niet geleverd en blijft de dienstverlening achter bij de gemaakte afspraken. Dit heeft handmatige controles, correctiewerk en inefficiënte processen tot gevolg voor de uitvoeringsondersteuning van Jeugd, WMO en Participatie. Ook zijn er twijfels over de kwaliteit van de informatie die het informatiesysteem genereert. Hierdoor kan zonder handmatig correctiewerk geen betrouwbaar beeld worden gegeven. Daarnaast is de bedrijfsvoering van de leverancier niet ingericht op de sterke groei die ze doormaken. Dit komt tot uiting in slechte dienstverlening, haperende communicatie en een algeheel gebrek aan professionaliteit. Door de hierboven beschreven problematiek wordt het sociaal domein geremd in de verdere ontwikkeling. Daarnaast was er nog een gebrekkige beveiliging van de software wat geleid heeft tot een cyberincident. Mede daardoor heeft dit geleid tot dataverlies van enkele weken. 

Dit alles heeft geleid tot ontbinding van het contract en is overgegaan tot een (Europese) aanbesteding en gunning van een nieuw informatiesysteem.

Fraudepreventiebeleid
Bij fraude door een persoon of organisatie wordt bewust misbruik gemaakt van vertrouwen om een voordeel te behalen. Fraude is een verzamelnaam voor meerdere gerelateerde begrippen zoals niet-integer gedrag (integriteit), misbruik- en oneigenlijk gebruik, corruptie en criminaliteit.
Het voorkomen van fraude en misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik is daarom binnen de organisatie een belangrijk aandachtspunt. Op dit moment heeft de gemeente nog geen centraal fraude en M&O beleid vastgesteld. Echter in de werkprocessen van de organisatie zijn tal van maatregelen genomen om het risico op fraude en onrechtmatig handelen zoveel mogelijk te beperken. Te denken valt hierbij aan functiescheiding, toepassen van ‘meer ogen – principe’ en ICT- maatregelen op het gebied van identificatie en authenticatie. Naast preventieve maatregelen voeren wij ook diverse verbijzonderde controles uit. Voor transactiestromen waarbij dergelijke risico's aanwezig zijn, wordt daarom beoordeeld of er indicaties zijn dat er sprake is van fraude. In 2023 zijn geen gevallen van interne fraude binnen de organisatie geconstateerd. In 2024 heeft ons college het voornemen het beleid op te zetten, te implementeren en uit te voeren..

Ensia
Op basis van de zelfevaluatie stelt het College dat op 31 december 2023 de beoogde en ingerichte beheersingsmaatregelen voldoen aan de voor ENSIA geselecteerde normen inzake Digid en Suwinet. Op de hiertoe opgestelde collegeverklaring is assurance verklaard door een onafhankelijk IT-auditor. 

Vervanging applicatie sociaal domein
Vanaf 2021 heeft onze gemeente een nieuw informatiesysteem voor de uitvoeringsondersteuning van Jeugdwet en WMO ingevoerd. In samenwerking met de gemeenten Gulpen-Wittem en Vaals was hiervoor een Europese aanbestedingsprocedure opgestart. 

Nadat het informatiesysteem vanaf medio 2021 gefaseerd is ingevoerd, is gebleken dat op diverse onderdelen niet wordt voldaan aan het pakket van eisen. Hierdoor is gevraagde functionaliteit tot heden niet geleverd en blijft de dienstverlening achter bij de gemaakte afspraken. Dit heeft handmatige controles, correctiewerk en inefficiënte processen tot gevolg voor de uitvoeringsondersteuning van Jeugd, WMO en Participatie. Ook zijn er twijfels over de kwaliteit van de informatie die het informatiesysteem genereert. Hierdoor kan zonder handmatig correctiewerk geen betrouwbaar beeld worden gegeven. Daarnaast is de bedrijfsvoering van de leverancier niet ingericht op de sterke groei die ze doormaken. Dit komt tot uiting in slechte dienstverlening, haperende communicatie en een algeheel gebrek aan professionaliteit. Door de hierboven beschreven problematiek wordt het sociaal domein geremd in de verdere ontwikkeling. Daarnaast was er nog een gebrekkige beveiliging van de software wat geleid heeft tot een cyberincident. Mede daardoor heeft dit geleid tot dataverlies van enkele weken. 

Dit alles heeft geleid tot ontbinding van het contract en is overgegaan tot een (Europese) aanbesteding en gunning van een nieuw informatiesysteem.

Fraudepreventiebeleid
Bij fraude door een persoon of organisatie wordt bewust misbruik gemaakt van vertrouwen om een voordeel te behalen. Fraude is een verzamelnaam voor meerdere gerelateerde begrippen zoals niet-integer gedrag (integriteit), misbruik- en oneigenlijk gebruik, corruptie en criminaliteit.
Het voorkomen van fraude en misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik is daarom binnen de organisatie een belangrijk aandachtspunt. Op dit moment heeft de gemeente nog geen centraal fraude en M&O beleid vastgesteld. Echter in de werkprocessen van de organisatie zijn tal van maatregelen genomen om het risico op fraude en onrechtmatig handelen zoveel mogelijk te beperken. Te denken valt hierbij aan functiescheiding, toepassen van ‘meer ogen – principe’ en ICT- maatregelen op het gebied van identificatie en authenticatie. Naast preventieve maatregelen voeren wij ook diverse verbijzonderde controles uit. Voor transactiestromen waarbij dergelijke risico's aanwezig zijn, wordt daarom beoordeeld of er indicaties zijn dat er sprake is van fraude. In 2023 zijn geen gevallen van interne fraude binnen de organisatie geconstateerd. In 2024 heeft ons college het voornemen het beleid op te zetten, te implementeren en uit te voeren.

Ensia
Op basis van de zelfevaluatie stelt het College dat op 31 december 2023 de beoogde en ingerichte beheersingsmaatregelen voldoen aan de voor ENSIA geselecteerde normen inzake Digid en Suwinet. Op de hiertoe opgestelde collegeverklaring is assurance verklaard door een onafhankelijk IT-auditor. 

Begrotingscriterium
Begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen (beleidsmatig en/of financieel) behoeven autorisatie door uw gemeenteraad. In de regel zullen begrotingswijzigingen vooraf door ons college aan de raad worden  voorgelegd ter autorisatie. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Slechts indien de omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk maken zal achteraf een begrotingswijziging moeten worden voorgelegd. Indien de raad ermee instemt wordt de besteding alsnog geautoriseerd en is deze rechtmatig. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet in het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is voorgelegd zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Toch kunnen  een aantal (begrotings)overschrijdingen binnen de beleidskaders zoals vastgesteld in de financiële verordening van de gemeenteraad vallen.

Onderstaand is een overzicht opgenomen conform de richtlijnen van de BADO (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) welke vallen binnen de beleidskaders.