3. Optimaliseren dienstverlening
De constateringen in de begroting 2020
• De uitgangspunten van het dienstverleningsconcept uit 2012 passen niet meer bij de hedendaagse normen van een moderne gemeentelijke dienstverlening
• Er is een toenemende behoefte aan een integrale benadering van klantvragen
• Er is (veel) winst te behalen in het werken door het optimaliseren van processen en via digitalisering |
Wat gaan we hiervoor doen in 2020 ofwel wat waren onze voornemens?
|
Op grond van voornoemde constateringen zijn acties in gang gezet gericht op:
3.1. Het uitwerken van een dienstverleningsvisie
3.2. Het investeren in procesmanagement (leaner maken van werkprocessen)
|
Wat hebben we concreet gedaan?
Ad 3.1. Het uitwerken van een dienstverleningsvisie
Middels co-creatie van medewerkers, mensen uit de samenleving van Eijsden-Margraten en in afstemming met de raadswerkgroep Participatie, is in 2020 een nieuwe dienstverleningsvisie tot stand gekomen. Op 27 oktober 2020 is deze dienstverleningsvisie in de gemeenteraad vastgesteld. Een visie waarin we als gemeente Eijsden-Margraten de burgers en ondernemers centraal stellen, vanuit een vraag- en klantgerichte cultuur en waarbij dienstverlening op maat wordt geleverd vanuit serviceformules. Deze dienstverleningsvisie betreft voor de organisatie een veranderproces dat de gehele bedrijfsvoering raakt en daarmee tevens bijdraagt aan het tot stand brengen van zelforganiserende resultaatverantwoordelijke teams die op integrale wijze inspelen op de ontwikkelingen en vraagstukken uit de samenleving.
Ad 3.2. Het investeren in procesmanagement (leaner maken van werkprocessen)
Investeren in systemen en processen inclusief het stellen van duidelijke doelen en kaders draagt bij aan een betere en resultaatgerichtere dienstverlening. In dat licht is op grond van het dienstverleningsconcept binnen diverse teams in de organisatie in 2020 gestart met het introduceren van leanmanagement. Centraal hierin staat het verbeteren van de werkprocessen door heldere klantgerichte doelen te stellen en hierop te sturen en daarmee onnodige handelingen in het proces op te heffen en te bezien hoe de processen continu verbeterd kunnen worden.
4. Een wendbare organisatie
De constateringen in de begroting 2020
• De dynamiek waarin de werkzaamheden worden verricht nemen toe
• Het samenspel in (eu)regionaal verband verandert en wordt complexer
• Participatie ontwikkelt zich in de richting van overheidsparticipatie
• Complexe grootschalige ontwikkeling doen zich voor zoals de Omgevingswet, de transformatie van de landbouw, de uitdagingen rondom duurzaamheid en ontwikkelingen in het Sociaal Domein |
Wat gaan we hiervoor doen in 2020 ofwel wat waren onze voornemens?
Op grond van voornoemde constateringen zijn acties in gang gezet gericht op:
4.1. Het centraal stellen van de opgaven, zowel ambtelijk als bestuurlijk
4.2. Het bevorderen van cultuur van eigenaarschap
4.3. Inspelen op behoeften rondom participatie |
Wat hebben we concreet gedaan?
Ad 4.1. Het centraal stellen van de opgaven, zowel ambtelijk als bestuurlijk
In het licht van de FER en het vastgestelde bestuursakkoord hadden we ons voorgenomen dat alle gremia (organisatie, college en raad) een op elkaar afgestemd ontwikkeltraject zou gaan uitwerken en uitvoeren. In dat licht heeft zowel de gemeenteraad als het College een traject gevolgd met de Galangroep. Op grond hiervan is het platform bestuurlijke vernieuwing van start gegaan die zich ten doel gesteld heeft om zorg te dragen voor het samenspel tussen raad, college en organisatie. De organisatie is in de 2e helft van 2020 een traject gestart hetgeen in 2021 zal uitmonden in een organisatie ontwikkelplan waarbij het werken en organiseren van het werken van uit opgaven centraal staat.
Ad 4.2. Het bevorderen van cultuur van eigenaarschap
Het in gang gezette traject rondom dienstverlening, het introduceren van leanmanagement in de organisatie, het introduceren van het businesspartnermodel binnen de teams HRM, Communicatie, Informatiemanagement en financiën/control alsmede het traject dat het management heeft opgestart rondom het doorontwikkelen van de organisatie, zijn gericht op het bevorderen van een cultuur van eigenaarschap. In dat licht is binnen de organisatie reeds gestart met het investeren in het professionaliseren van de organisatie middels het realiseren van zelforganiserende teams die vanuit de thema’s resultaatgerichtheid, vitaliteit, veerkracht en wendbaarheid opgavegericht invulling geven aan de bestuurlijke ambities en organisatievraagstukken.
Ad 4.3. Inspelen op behoeften rondom participatie
Vanuit de gemeenteraad is aangegeven dat burgerparticipatie als leidend principe gehanteerd wordt in de werkwijze van het bestuur en de organisatie, zodat optimaal verbinding gemaakt wordt met de kracht van de samenleving. In 2019 is hiervoor de eerste aanzet gemaakt. Op grond van de op 2 juli 2019 door de gemeenteraad vastgestelde procesopdracht participatie is op 20 september 2020 de visie op participatie ´Betrokken burgers, dichtbij het leven´ alsmede het bij behorende afwegingskader door de gemeenteraad vastgesteld. In deze visie zijn aanbevelingen uit het op 12 februari 2020 door een burgerinitiatief ingediende Manifest van de Burger meegenomen.
Hoewel in 2020 de visievorming rondom burgerparticipatie nog in ontwikkeling was, heeft de organisatie – ondanks Corona - bij beleidsvorming, projecten en bij activiteiten diverse vormen van burgerparticipatie toegepast. Zonder uitputtend te zijn, zijn o.a. de volgende ontwikkelingen middels burgerparticipatie opgepakt dan wel tot stand gekomen. Zo is rondom het project Buitengewoon Buitengebied en het project Middenterras participatie toegepast. Ook bij de vele infrastructurele projecten is burgerparticipatie toegepast. Het groenbeleidsplan alsmede de RES en de dienstverleningsvisie is middels burgerparticipatie tot stand gekomen. Rondom de bouwplannen in St. Geertruid en Banholt heeft eveneens burgerparticipatie plaatsgevonden. Geconcludeerd kan worden dat op vele fronten burgerparticipatie is toegepast. Rondom de totstandkoming van de visie op Participatie zelf uiteraard ook. Rondom Corona heeft op uitgebreide schaal burgerparticipatie plaatsgevonden. In dat licht is naast specifieke overlegstructuren een digitaal Corona-platform ´verenigt U´ ingericht.